HARi CRM pipeline — 一個畫面追蹤職位訂單同候選人配對

香港做招聘，靠嘅係關係同速度。客戶打嚟話急請人。你即刻翻記憶、碌WhatsApp對話、睇下個spreadsheet，諗下邊個可能啱。Send咗幾份CV，追電話聯絡候選人，三個diary之間夾interview時間，然後祈禱喺對手搶走之前close到呢單placement。

順利嘅時候，一切好輕鬆。唔順利嘅時候——好嘅候選人因為冇人跟進而走咗；客戶投訴話兩個禮拜前send咗brief都仲冇回音；consultant離職帶走咗半個候選人database（全部得返喺佢個腦入面）——你即刻感受到代價。喺招聘行業，失去動力就係失去收入。

大部分香港細型招聘公司都冇用一個正式嘅系統。佢哋用spreadsheet追蹤候選人、WhatsApp聯絡客戶、email send CV、再加一個shared drive（可能有可能冇）放job description。資訊存在，但散落喺五個唔同嘅地方，冇人可以一次睇到全貌。

呢個就係CRM可以解決嘅問題。

香港招聘市場有咩唔同？

香港嘅招聘市場有幾個特點，令到關係管理特別重要——但冇系統嘅話又特別難做好。

Consultant流失率高。 招聘公司嘅員工流失率喺所有專業服務入面數一數二。Consultant走嘅時候，佢哋嘅候選人關係、客戶交情、同pipeline知識往往一齊走。如果呢啲知識只存在於佢哋嘅WhatsApp訊息、私人email同腦海入面，就咁冇咗。下一個consultant要由零開始建立關係——面對嘅客戶卻期望延續性。

WhatsApp係主要溝通渠道。 喺香港，商務溝通用WhatsApp嘅比例遠超email。候選人喺WhatsApp確認interview時間。客戶喺WhatsApp send job brief。薪酬談判用語音訊息。對於個別consultant黎講好方便——但代表住關鍵商業資訊鎖喺私人對話歷史入面，除咗揸住部手機嗰個人之外冇人可以睇到。

合規壓力。 《僱傭條例》同《個人資料（私隱）條例》（PDPO）都影響緊招聘公司點樣處理候選人資料。你手上有姓名、身份證號碼、薪酬記錄、推薦人資料，有時仲有健康相關數據。根據PDPO，候選人可以要求知道你持有佢哋咩資料，亦可以要求刪除。如果呢啲資料散落喺WhatsApp、email、Google Drive同consultant部私人電腦度，回應一個資料查閱要求簡直係噩夢——仲有合規風險。

速度決定邊個贏佣金。 喺contingency recruitment入面，最快send到最好候選人嘅agency通常贏到placement。遲一日send shortlist，可能客戶已經睇咗三間agency五個候選人。任何拖慢你嘅系統都係負資產。任何幫你更快搵到啱嘅候選人嘅系統都係競爭優勢。

三間agency，三個熟悉嘅問題

尖沙咀嘅綜合招聘公司。 Angela管住一間六人嘅agency，主要做行政、財務同營運職位。佢嘅team用一個共享Google Sheet追蹤open job order——每一行一個職位，有客戶名、職位名、已submit嘅候選人、面試日期同狀態。個sheet已經有340行仲繼續增加。想搵返三個月前邊啲候選人submit咗邊個職位，要碌完成個sheet估。當客戶打嚟問一月post嘅一個職位，Angela要翻email搵原始brief，check spreadsheet嘅notes，再問負責嘅consultant——但佢可能已經唔記得細節。

鰂魚涌嘅IT recruiter。 David專做科技職位——developer、project manager、cybersecurity。佢嘅候選人database係一個有2,800個名嘅Excel file，係八年黎積落嘅。佢對呢個file夠熟，可以用keyword搜索。但冇辦法可靠咁睇到一個候選人嘅完整歷史：佢submit過邊啲職位、參加過邊啲面試、兩年前拒絕咗一個offer嘅原因。當候選人打嚟話有興趣睇新機會，David有時submit佢去一個佢之前已經reject嘅職位——因為歷史冇記錄喺任何可搜索嘅地方。

中環嘅獵頭合夥人。 兩個合夥人Fiona同James，專注中高層財務同法律職位。佢哋嘅生意靠嘅係同候選人同客戶嘅長期關係。Fiona做筆記好仔細——但全部喺佢自己嘅Notion workspace度，James睇唔到。James靠記憶同電話通訊錄。Fiona放假嘅時候，James睇唔到佢嘅pipeline。當retained client打嚟問進度，回答質素取決於佢打畀邊個合夥人。冇一個統一嘅全公司業務視圖。

CRM對招聘公司到底做到啲咩？

為招聘設計嘅CRM唔係一個高級電話簿。佢係一個將候選人、客戶、職位訂單同成功配對連接到一個view入面嘅系統——等你team每一個人隨時都可以睇到全貌。

每個候選人一個紀錄，有完整歷史。 每個候選人都有一個profile，顯示佢嘅技能、經驗、期望薪酬、availability，同——最關鍵嘅——你嘅agency同佢所有互動嘅紀錄。佢submit過邊啲職位？有冇去到面試階段？上次拒絕offer嘅原因係咩？你team最後一次同佢傾偈係幾時？呢啲歷史留喺agency，唔係跟住打電話嗰個consultant走。

每間客戶公司一個紀錄，連結聯絡人同職位訂單。 你嘅客戶唔只係一個公司名——佢係一組同hiring manager、HR聯絡人同決策者嘅關係。CRM追蹤你認識每間公司邊啲人、為佢哋填過邊啲職位、邊個consultant負責呢段關係、最後一次傾偈係幾時。當新job order入嚟，你即刻睇到完整context：過往嘅placement、preferred候選人profile、佣金協議、同之前search遇到嘅問題。

帶階段嘅職位訂單pipeline。 每個open position喺pipeline入面移動：brief received、候選人sourced、shortlist submitted、面試安排、offer stage、placement confirmed。你一眼就睇到幾多個職位喺每個階段、邊啲停滯咗、今日應該focus邊度。唔使再碌spreadsheet先知道咩需要注意。

候選人同職位配對。 新job order入嚟嘅時候，你要快速搵到符合要求嘅候選人。一個可搜索嘅候選人database——可以用技能、經驗程度、行業、availability同薪酬範圍做filter——代替咗「我識邊個啱？」嘅猜測遊戲。唔再靠一個consultant嘅記憶，而係搜索你成間agency嘅候選人pool。

自動化跟進同提醒。 一個講過「三個月後打嚟」嘅候選人，應該三個月後真係有人打——唔係四個月後偶然翻到佢個名先記起。一個十日冇收到update嘅客戶，應該trigger一個提醒畀負責嘅consultant。呢啲跟進就係一間畀人覺得「好專業」同「唔太得掂」嘅agency之間嘅分別。

合規用嘅activity記錄。 每一個電話、email、會議同CV提交都記錄喺候選人同job order嘅紀錄入面。當候選人行使PDPO權利要知你持有咩資料，你可以出到一份清晰報告。當客戶爭議佣金，話個候選人係另一間agency介紹嘅，你有帶時間戳嘅提交證據。

揀招聘CRM要睇咩？

唔係每個CRM都係為招聘設計嘅。Salesforce或者HubSpot呢啲通用工具可以configure到用，但要大量設定同成本。以下先係對香港細型招聘公司真正重要嘅：

候選人同客戶係獨立但有連結嘅實體。 你需要兩個獨立嘅database——一個for候選人，一個for客戶公司——通過職位訂單同placement連結埋。一個將所有人當做「聯絡人」嘅CRM，會逼你用workaround，規模大咗就一定出問題。

Pipeline可視化。 你應該可以用pipeline view睇到所有open job order，拖拉職位喺階段之間移動，即刻發現邊啲search卡住咗。如果CRM只係畀你睇一個flat list，佢唔係為招聘workflow設計嘅。

搜索同篩選要work。 你會不斷搜索候選人database。搜索要快、準確、支援多條件篩選：行業、職能、年資、薪酬範圍、地區、availability。如果搵啱嘅候選人要超過30秒，consultant就會返去用佢哋嘅私人spreadsheet。

Activity追蹤唔好太麻煩。 記錄電話同會議應該幾秒搞掂，唔係幾分鐘。如果每次互動之後update CRM好似做文書工作咁，你嘅team會停止做——然後成個系統就廢咗。

唔好按人頭收費。 招聘公司嘅人數經常變動。Consultant加入、離開、有時又返嚟。實習生同researcher只需要幾個月嘅系統存取。一個按用戶收費嘅CRM，等於懲罰你畀team應有嘅access。以每個seat每月HK$200-500計，一間六人agency每月單係access就要俾HK$1,200-3,000——仲未計任何實際價值。

數據喺你嘅掌控之中。 你嘅候選人database係agency最有價值嘅資產。CRM必須讓你隨時以標準格式export數據。你唔應該因為遷移會損失幾年嘅候選人歷史，而被迫綁死喺一個供應商度。

WhatsApp兼容。 喺香港，任何招聘CRM都必須認知到WhatsApp係你一半對話發生嘅地方。最低限度，CRM應該可以將WhatsApp互動記錄喺候選人同客戶紀錄入面。理想狀態，應該同WhatsApp Business整合，令到訊息自動capture，唔使手動記錄。

HARi點樣配合招聘公司？

HARi係為香港嘅細型專業團隊設計嘅。平台係metadata-driven，即係你可以自己設定候選人追蹤、客戶管理、職位訂單pipeline同placement紀錄，唔使請developer或者顧問幫你configure。

統一價格HK$1,990/月，成個team都包。 冇按人頭收費。無論你有三個consultant定十二個，成本一樣。加一個researcher做三個月？冇額外費用。旺季請個臨時admin？唔使傾價就有access。

候選人同公司實體，有完整關係追蹤。 將候選人database同客戶database設定做獨立實體，通過職位訂單連結。每一個互動——電話、email、CV提交、面試feedback——都記錄喺正確嘅紀錄度，成個team都睇到。

可自訂嘅職位訂單pipeline。 建立符合你實際工作流程嘅pipeline階段：sourcing、shortlisted、submitted to client、面試安排、offer stage、placed、已開票。拖一下就可以移動職位訂單嘅階段，一眼睇晒你嘅active pipeline。

PDPO合規嘅數據管理。 所有候選人資料存喺一個系統入面，有角色權限控制。Consultant離職嘅時候，你停用佢嘅帳戶——佢嘅候選人紀錄同歷史留喺agency。候選人要求查閱或刪除資料嘅時候，你喺一個地方就處理到，唔使搜索五個系統。

為香港商業文化而設。 WhatsApp整合喺我哋嘅roadmap上——我哋明白一個忽略WhatsApp嘅招聘CRM，等於忽略咗香港做生意嘅方式。而家暫時，將WhatsApp互動記錄到候選人紀錄只需要幾下click，確保你team嘅機構知識集中喺一個地方。

由spreadsheet轉到CRM會有咩改變？

招聘行業由spreadsheet轉到CRM，唔係關技術。而係關你agency嘅知識屬於agency定屬於個別consultant。

第一個月，最大改變係可視性。你可以喺一個地方睇到所有open job order、所有active候選人、所有最近嘅互動。問「XYZ公司嗰個職位我哋而家去到邊？」嘅時間歸零——任何人都可以自己查到。

三個月之後，跟進紀律改善。講過「遲啲打嚟」嘅候選人真係有人跟。一個禮拜冇收到update嘅客戶會收到。Agency開始俾人覺得反應更快——因為確實係。

六個月之後，複合效應開始浮現。新job order入嚟，你搜索候選人database，搵到八個月前為類似職位sourced過嘅人。一個職位唔啱嘅候選人，另一個職位完美匹配。你過去嘅sourcing effort唔再浪費，而係feed緊未來嘅placement。

而當consultant離職——喺招聘行業，呢個係「幾時」嘅問題，唔係「會唔會」——agency保留住佢哋建立嘅一切。佢哋嘅候選人關係、客戶notes同pipeline狀態全部喺系統入面。接手嘅consultant喺佢哋停低嘅地方繼續，唔係由零開始。

免費試用

HARi CRM 係為香港需要管理關係、又唔想淹沒喺行政工作入面嘅細型團隊而設。設定你嘅候選人database、建立職位訂單pipeline、喺一個地方睇到你agency嘅全貌。

如果你嘅候選人住喺spreadsheet入面，客戶update住喺WhatsApp入面，14日已經足夠你睇到分別。

招聘公司 CRM 系統 — 追蹤候選人、客戶及成功配對